Empenho Digital
Recomendamos encarecidamente a leitura atualizada das instruções disponibilizadas pelo Departamento de Compras (DCOM/PROAD) e Departamento de Contratos (DPC/PROAD) quanto às orientações sobre aquisição de bens e serviços, respectivamente, devido as constantes atualizações da legislação pertinente.
A dispensas e inexigibilidades são conduzidas pelas unidades vinculadas à PROAD.
Reforçamos que todas as assinaturas do Ordenador de Despesas deverão ser realizadas com a certificação digital.
Emissão da Solicitação de Nota de Empenho (SNE)
Para emissão da SNE, orientamos seguir as instruções disponíveis nos seguintes documentos:
- Orientações SNE – Empenho (ordinário/estimativo/global)
- Orientações SNE – Para contrato continuado
- Orientações SNE – Reforço ou Anulação de Nota de Empenho
Em relação aos dados orçamentários a serem informados na SNE, verificar:
- Plano Interno – Portaria MEC Nº 4, de 4 de Novembro de 2014
- Lei nº 4.320/64
- Glossário Portal da Transparência – Esse glossário possui os significados das terminologias utilizadas nos procedimentos de execução orçamentária e financeira.
- Relação de sub-elementos de Natureza de Despesa Orçamentária:
Abertura do processo (digital)
O processo digital de empenho deverá ser protocolado através do Sistema de Processo Administrativos (SPA) em “Cadastro de Processo Digital” e preenchido com os seguintes dados:
- Setor responsável*: Sigla do setor requisitante
- Interessado na UFSC*: CPF ou CNPJ do CREDOR (A T E N Ç Ã O: não é o servidor da UFSC)
- Grupo de Assunto: 111 – Solicitação de Empenho
- Assunto*: 454 – Empenho
- Nº Solic. Empenho*: informar o número da SNE gerada no MATL/SARF
Lembramos que em caso de Reforço de Empenho ou Anulação de Empenho a SNE deverá ser anexada sequencialmente no processo de origem, onde consta a Nota de Empenho que está sendo reforçada ou anulada, não devendo ser aberto novo processo de empenho (ver Fluxo processual).
A T E N Ç Ã O: Para cada reforço ou anulação de um empenho original que esteja num processo físico, deve-se abrir um processo digital de empenho, conforme todas as orientações fornecidas nesta página e providenciar a vinculação do processo digital recentemente aberto ao processo físico do empenho original (processo de referência). Veja aqui a imagem explicativa da vinculação.
Documentação necessária
Anexar a documentação ao respectivo processo digital e na estrita ordem apresentada abaixo, de acordo com a modalidade de contratação.
Documentos adicionais podem ser solicitados pelo DCF em casos com maior especificidade ou em situações onde haja necessidade de maior esclarecimento dos fatos.
Para Pessoa Física
- Solicitação de Nota de Empenho (SNE) emitida no SARF/MATL, com assinatura eletrônica (ICP-Edu ou ICP-BR ou GOV.BR) do Ordenador de Despesa
- Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União
- Certidão Negativa de Débitos Fiscais Estadual/Distrital (referente ao domicílio do prestador, pesquisar na Secretaria de Estado da Fazenda)
- Certidão Negativa de Débitos Fiscais Municipal (referente ao domicílio do prestador, pesquisar na Secretaria Municipal da Fazenda)
- Fotocópia do PIS/PASEP (Adicionar uma tarja de confere com o original e assinar digitalmente o documento” do
) - Declaração de que não possui vínculo empregatício nas três esferas (Federal, Estadual e Municipal)
- Solicitação de Nota de Empenho em nome do INSS, para recolhimento de INSS patronal, no valor de 20% sobre o valor do serviço contratado
Para Pessoa Jurídica
Não Cadastrada no SICAF
- Solicitação de Nota de Empenho (SNE) emitida no SARF/MATL, com assinatura eletrônica (ICP-Edu ou ICP-BR ou GOV.BR) do Ordenador de Despesa
- Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União
- Certidão Negativa de Débitos Fiscais Estadual/Distrital (referente ao domicílio do prestador, pesquisar na Secretaria de Estado da Fazenda)
- Certidão Negativa de Débitos Fiscais Municipal (referente ao domicílio do prestador, pesquisar na Secretaria Municipal da Fazenda)
- Certidão Negativa do FGTS
- Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas
Cadastrada no SICAF
- Solicitação de Nota de Empenho (SNE) emitida no SARF/MATL, com assinatura eletrônica (ICP-Edu ou ICP-BR) do Ordenador de Despesa
- Declaração de situação do fornecedor no SICAF
- Caso não tenha registro no SICAF ou alguma certidão esteja com prazo de validade vencida, complementar com o respectivo documento obtido diretamente com o órgão responsável, podendo ser:
- Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União
- Certidão Negativa do FGTS
- Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas
- Certidão Negativa de Débitos Fiscais Estadual/Distrital (referente ao domicílio do prestador, pesquisar na Secretaria de Estado da Fazenda)
- Certidão Negativa de Débitos Fiscais Municipal (referente ao domicílio do prestador, pesquisar na Secretaria Municipal da Fazenda)
- Se houver Impedimento de Licitar e Contratar vigente, apresentar relatório
Encaminhamento do processo
Após a inserção de todos os documento na sequencia determinada, encaminhar o processo digital ao setor Setor de Empenhos (SE/DCF) que executará a atividade de análise em até 3 (três) dias úteis.
Havendo inconsistências, o processo retornará ao remetente com os apontamentos das informações que deverão ser corrigidas explicitadas no despacho de retorno.
Para baixar corretamente o empenho em formato digital devidamente assinado pelo Ordenador de Despesas para encaminhamento ao público externo à UFSC, seguir as orientações da CCD/SEPLAN (clique aqui).
Arquivamento
Após a atribuição do número de empenho (formato AAAANNNNNN, onde AAAA é o ano e NNNNNN número do empenho) o processo retornará à unidade requisitante.
Caso haja expectativa de Reforço ou Anulação do empenho emitido, recomendamos que o processo permaneça “em aberto” na fila de trabalho da unidade, ou, efetue o arquivamento temporário, ficando a critério de cada unidade a melhor forma de gerenciamento dos processos de empenho de sua responsabilidade.
Quando o empenho estiver com saldo zerado, deverá ser arquivado o seu processo digital permanentemente pela unidade requisitante/interessada ou UGR.
Os processos físicos de empenho emitidos até maio de 2020 que ainda estejam em tramitação e possuem documentos físicos dos pagamentos realizados, juntados aos autos, serão arquivados com suas respectivas Ordens Bancárias (OB’s) no arquivo físico do DCF, excepcionalmente.
Dúvidas Frequentes
- As Certidões Negativas da Receita Estadual e Municipal devem ser referentes ao domicílio do prestador.
- Ao cadastrar um Fornecedor no SARF/MATL, deve-se preencher até o campo “Email Preferencial”.
- Mensagens comuns de Erros no SARF/MATL:
– “Unidade Gestora do empenho não confere com a da conta orçamentária”: isso ocorre quando algum(ns) dado(s) da “dotação orçamentária” está(ão) diferente(s) dos dados que consta(m) na nota de dotação – ND. Por isso, deve-se seguir todo o passo a passo das “orientações – SNE” referente ao quadro 4 – Dotação Orçamentária. Para saber qual o saldo correto a ser selecionado, deve-se observar a natureza e o valor que se pretende empenhar. Este erro também pode dar quando se está fazendo uma solicitação de anulação de exercício anterior, ai tem que preencher o campo “Data” (que fica na mesma linha do “Nº solicitação”) com a última data do ano referente ao empenho que se está anulando. Ex: se o empenho de origem é de 2020, deve preencher com a data “31/12/2020”
– “Histórico não autoriza presença de contrato”: quando o empenho tem contrato, além de informar seu número no campo “Contrato” em “Dados da Contratação”, deve-se informar no “histórico padrão” o 6 – “Valor que se empenha para atender despesas provenientes do contrato:”
– “Valor contrato (com aditivos) (XXX.XXX,XX) menor que as solicitações (YYY.YYY,YY)”: significa que a soma de todas as solicitações de empenho deste contrato está maior que o valor do contrato, incluindo a que se pretende fazer.
– “cd_cencus_ccs não informado”: faltou informar o centro de custo. Para isto, deve-se seguir o que consta no item 4 do quadro 4 – Dotação Orçamentária das “orientações – SNE” e após clicar no botão “Alterar”.
– “valor do empenho não coicide com o valor total dos materiais”: tem que preencher a “Relação de itens” la embaixo na solicitação, conforme consta nas “orientações – SNE” referente ao quadro 6 – Relação de Itens ou o valor total da “Relação de itens” não é o mesmo da solicitação de empenho. ATENÇÃO: esta mensagem também pode dar mesmo sendo serviço.
– “cd_evento_eve não informado”: faltou informar no campo Evento (que fica no Quadro 1 – Inf. De tipo de Empenho): Empenho, Reforço ou Anulação.
– “cd_modemp_tme não informado”: faltou informar a modalidade de empenho: ordinário, estimativo ou global.
– “Natureza/Sub-Elemento de Despesa não existe”: faltou informar o subitem (sub-elemento) da natureza da despesa. (ver relação de sub-elementos por natureza de despesa no site http://dcf.proplan.ufsc.br/empenho-digital/)
– “Empenho ou Reforço <=0”: faltou informar o valor total da solicitação.
– “Saldo liberações no grupo (valor <) menor que as solicitações”: o valor das liberações é menor que a somas das solicitações de empenho, incluindo a que se pretende fazer.
– “cd_atividade_ati não informado”: faltou informar o número da atividade que consta na nota de dotação – ND.
– “cd_orimat_oma não informado”: faltou preencher o campo “origem material”, que quando se tratar de serviços, bolsas, passagens ou diárias deve ser preenchido com “…”.
